Zu den grundlegenden Voraussetzungen zur Nutzung des beA gehört zumindest ein Computer mit leistungsfähiger, gewarteter und gesicherter Internetanbindung.

Um maximalen Nutzen aus dem beA im Zusammenhang mit der komplett elektronisch geführten Akte zu ziehen, ist eine gewartete, aktuelle Kanzleisoftware von ReNoStar unbedingt empfehlenswert. Eine Arbeit über einen Browser ist auf Dauer nicht zielführend und erleichtert die Arbeit nicht im gewünschten Maße.

1. Welche Hardware brauche ich zur Nutzung des beA?

Die Anmeldung im beA erfolgt ab 1. Januar 2016 über eine Sicherheitskarte – sog. bea-Karte Basis und eine PIN.

Dementsprechend ist mindestens ein zertifizierter Kartenleser in der Kanzlei vorzuhalten. ReNoStar empfiehlt, nur folgende Kartenleser einzusetzen:

• cyberJack® RFID komfort von Reiner SCT
• cyberJack® secoder

2. Kann ich einen alten Kartenleser weiter verwenden?

Sofern Sie in der Vergangenheit einen Kartenleser für EGVP oder das Online Mahnverfahren von ReNoStar bezogen haben, verfügen Sie vermutlich über das passende Gerät.

In Absprache mit der ReNoStar Hotline sollten Sie das jedoch prüfen lassen. Dazu reicht es ggf. schon, ein „schnelles“ Handyfoto des vorhandenen Geräts an ReNoStar zu senden.

3. Was passiert, wenn ich einen anderen Kartenleser verwende?

Generell kann ReNoStar die Lauffähigkeit von Kartenleser, Kanzleisoftware, Internetverbindung und beA in Kombination nur garantieren, wenn Sie einen zertifizierten Kartenleser einsetzen.

4. Ist der Kartenleser auch für andere Zertifikatsaufgaben wie ELSTER, Online Banking etc. einsetzbar?

Die Geräte von ReNoStar eignen sich auch für andere Anwendungen, die eine Authentifizierung via elektronisch lesbarer Karten erfordern. So kann der Kartenleser „cyberJack® RFID komfort“ von Reiner SCT sogar den neuen Personalausweis verarbeiten, beispielsweise für das Online Banking.

Neben dem Kartenleser ist es unbedingt notwendig, schon jetzt die benötigten beA-Karten zu bestellen, da es am Jahresende 2015 wegen hohem Andrang zu Engpässen in der Lieferfähigkeit kommen wird. ReNoStar unterstützt Sie online bei der Bestellung der entsprechenden Karten und Softwarezertifikate!

1. Welche beA Karte brauche ich?

Die Anmeldung am beA erfolgt über eine Sicherheitskarte (beA-Karte) und eine individuelle PIN.

Jeder Rechtsanwalt – gilt analog auch für Notare – braucht eine individuelle beA-Karte. Die „beA-Karte Basis“ kostet bei der BRAK derzeit € 29,00 pro Jahr. Mit dieser kann sich ein Anwalt an seinem Postfach anmelden und Nachrichten empfangen/senden.

Es wird keine Karten für eine komplette Kanzlei mit mehreren Anwälten geben. Dementsprechend empfiehlt es sich, dass sich größere Organisationen und Kanzleien von ReNoStar hinsichtlich der Abläufe und Integration in den Arbeitsalltag und die Anwaltssoftware von ReNoStar beraten lassen.

2. Wie viele beA-Karten braucht unsere Kanzlei mit mehreren Berufsträgern?

Jeder Anwalt braucht eine beA-Karte Basis.

Um das besondere Anwaltspostfach auch von den Mitarbeitern abfragen zu lassen, benötigt jeder Mitarbeiter ein sog. Mitarbeiterzertifikat.

Somit benötigt eine Kanzlei mit 5 Anwälten und 3 Mitarbeitern > 5 beA-Karten Basis plus 3 Mitarbeiterzertifikate.

3. Gibt es Hilfe bei der Bestellung der beA-Karten?

ReNoStar ist in der Lage, seine Kunden live und online beim Ausfüllen der Kartenanträge zu unterstützen – via Teamviewer. Dadurch ist sichergestellt, dass die richtigen Karten und Softwarezertifikate bestellt werden und damit rechtzeitig vor 2016 bereitstehen.

4. Brauche ich auch noch eine gesonderte Signaturkarte?

beA-Karte und Signaturkarte sind zwei unterschiedliche Dinge, die einander in bestimmten Fällen ergänzen, sich jedoch nicht ersetzen.

Eine bereits vorhandene Signaturkarte von ReNoStar wird meist bereits beim Online-Mahnverfahren, beim EGVP und anderen Aufgaben, die eine qualifizierte Signatur erfordern, eingesetzt. Daher ist es sinnvoll, die getrennte Signaturkarte beizubehalten, weil es dem Anwalt damit möglich ist, von seinem Arbeitsplatz jedes Dokument unabhängig vom beA digital und qualifiziert zu signieren, den Versand jedoch den Mitarbeitern zu überlassen, ohne die Karte herumreichen zu müssen.

Bis zum 31.12.2017 müssen Schriftsätze, die über das beA verschickt werden, elektronisch signiert werden.

Ab 01.01.2018 tritt der neue § 130a ZPO in Kraft. Übermittelt der Anwalt ein Dokument persönlich über sein Postfach, kann die Signatur entfallen.

Übermittelt jedoch ein Mitarbeiter das Dokument im Auftrag, muss auch weiterhin qualifiziert elektronisch signiert werden.

5. Wie ersetze ich meine Signaturkarte, wenn diese abläuft?

Wenn Ihre Signaturkarte in Bälde abläuft, können Sie anstelle der beA-Karte Basis auch die beA Signatur bestellen. Sie vereint beA-Anmeldung und qualifizierte Signaturfunktion für die unterschiedlichsten Anwendungen. Kosten derzeit € 49,- pro Jahr.

6. Kann ich eine beA-Karte Basis um die Signaturfunktion erweitern?

Eine vorhandene beA-Karte Basis können Sie über die BRAK jederzeit um die Signaturfunktion erweitern lassen. Daher hat es keine Nachteile, sich zunächst für die beA-Karte Basis zu entscheiden.

7. Können in einer größeren Kanzlei „rollenbezogene“ Rechte an die Mitarbeiter delegiert werden, um die besonderen Anwaltspostfächer von einem oder mehreren Anwälten einzusehen und zu bearbeiten?

Mitarbeiter können sich nach einmaliger Einrichtung entsprechender Rechte für das jeweilige Anwaltspostfach mit einem Mitarbeiter-Softwarezertifikat anmelden. Letzteres erfordert jedoch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. ReNoStar unterstützt bei der Einrichtung der Rechte und Sicherheitsstufen für die Mitarbeiter.

Die Daten zur Authentifizierung werden verschlüsselt an das System gesendet, sodass keine Manipulationen möglich sind.

Mitarbeiter einer Kanzlei erhalten ein elektronisches Softwarezertifikat (Kosten derzeit: €4,90 Pro Jahr und Mitarbeiter), das auf dem Arbeitsplatz-System hinterlegt wird. Mittels dieses codierten Zugangs kann sich ein Mitarbeiter im Auftrag eines Rechtsanwalts an dessen beA anmelden, um Nachrichten zu versenden und zu empfangen.

Es ist möglich, mit der beA-Karte des Anwalts bestimmte rollenbasierte Berechtigungen an Mitarbeiter hinsichtlich der Nutzung des beA zu vergeben.

8. Ich bin kein Techniker, wie installiere ich die ganzen beA-Karten und Zertifikate für unsere Kanzlei?

Keine Sorge, das übernimmt ReNoStar zu geringen, fixen Kosten für Sie online über die Fernwartung. Hier werden auch alle Rollen für die Mitarbeiter zu den Anwaltspostfächern zugeordnet.

9. Benötigt die Kanzlei überhaupt Mitarbeiterzerifikate, wenn in der Kanzlei mit ZPE gearbeitet wird?

Die Kanzlei benötigt genauso viele Mitarbeiterzertifikate wie gleichzeitige Zugriffe auf die beAs nötig sind.

10. Wann kann ich Mitarbeiterzertifikate bestellen?

Die Vorbestellung kann mit der Bestellung der beA-Karte erfolgen. Die Auslieferung der Mitarbeiterkarte oder -Zertifikate erfolgt I. oder II. Quartal 2016