Elektronische Gerichtskommunikation beA

Die ReNoStar beA-Schnittstelle

Empfang von Nachrichten

Die beA-Schnittstelle verbindet sich vom Kanzlei-PC aus automatisch und regelmäßig mit dem beA und prüft, ob neue Nachrichten eingegangen sind. Ist dies der Fall, wird die Nachricht heruntergeladen und im ZPE abgelegt.

Versand von Nachrichten

Die beA-Schnittstelle ermöglicht mittels beA-Softwarezertifikat den Versand von Nachrichten direkt aus der ReNoStar Kanzleisoftware.

Elektronisches Empfangsbekenntnis

ReNoStar stellt mit dem Update auf Version 17 auch eine Funktion für das elektronische Empfangsbekenntnis zur Verfügung.

So läuft’s in der beA Schnittstelle

• ReNoStar stellt die Verbindung zum beA über den Zentralen Post-Eingang (ZPE) her.
• Der ZPE ist die zentrale Informationsdrehscheibe, um den elektronischen Informationszufluss in die Kanzlei aufzunehmen und diesen dann kanzleiintern weiter zu verteilen.
• Der ZPE ist damit eine entscheidende Komponente, um mit der elektronischen Akte (E-Akte) Vorgänge papierlos, strukturiert und ohne Umweg über Papierausdrucke zu bearbeiten.
• Die für die jeweilige Arbeit notwendige Sicht auf die Akte wird dabei mit einem Klick hergestellt. Hinterlegte Workflows minimieren den Verwaltungsaufwand.
• Der Postausgang in Richtung beA erfolgt direkt aus ReNoStar ohne Umweg über das beA-Portal

Arbeitsabläufe beA-Posteingang

1. Die beA-Schnittstelle wird pro Anwalt nur einmalig im ZPE eingerichtet.
2. Danach stehen Nachrichten aus dem beA direkt im ZPE zur Verfügung.
3. Die weitere Verteilung von Aufgaben/Workflows und Zuordnung zu Akten übernimmt eine ReFa als zentrale Stelle in der Kanzlei.

Arbeitsabläufe beA Postausgang

1. Erstellung des Dokumentes wie gewohnt
2. Qualifizierte Signatur mit Signaturkarte des Anwalts (beA Karte Signatur oder Signaturkarte)
3. Verfügung an Sekretariat zum Versand
4. Erstellung der beA Nachricht über die Schnittstelle durch das Büro
5. Versand der Nachricht mittels des Softwarezertifikates

Liefermodell

Die beA-Schnittstelle wird über die übliche Produktbelieferung jedem Kunden bereitgestellt.

Der Kunde muss das Produkt jedoch einzeln lizenzieren. Erst dann ist es einsetzbar.

Kunden, die bereits die beA-Schnittstelle für den Empfang lizenziert und eingerichtet haben, erhalten das Versandmodul auf dem gleichen Weg wie ServicePacks. Eine zusätzliche Lizenz ist nicht erforderlich.

Schulungsmodell

Online Produktschulung nach dem Muster der ReNoStar Akademie

ReNoStar Module beA-Direkt / beA-Direkt Plus

ReNoStar beA-Direkt ist ein Softwaremodul für die elektronische Gerichtskommunikation, das auch ohne Kanzleisoftware von ReNoStar lauffähig ist.

Das innovative Produkt beA-Direkt richtet sich an diejenigen, die – meist in größeren Kanzleien – täglich viel Post über das beA erhalten.

Um Anwälte und deren Mitarbeiter davon zu befreien, mehrfach täglich eine Vielzahl von besonderen elektronischen Anwaltspostfächern (beA) abrufen und kontrollieren zu müssen, übernimmt dies die Lösung beA-Direkt automatisch und ohne manuelles Zutun.

Das Produkt beA-Direkt Plus bietet darüber hinaus auch eine Sendekomponente, um aus dem kanzleiinternen E-Mail-System heraus Nachrichten auch in das beA versenden kann.

Voraussetzung ist ein sicherer Kanzleiserver. Von diesem System aus werden über entsprechende Schnittstellen und hinterlegte Mitarbeiterzertifikate alle beAs von allen Berufsträgern einer Kanzlei regelmäßig abgefragt und über den beA Postfach-Service – durchgehend verschlüsselt – in die Kanzleisysteme übertragen.

Findet die Software neue Dokumente im beA, so werden diese sicher im Kanzlei-eigenen Netzwerk via E-Mail an die Empfänger weitergeleitet. Und dies nicht wie beim beA-Standard nur in Form eines Hinweises auf neue Post im Postfach sondern direkt mit dem entsprechenden Dokument im Anhang.

Die Verteilung ist auch an eine ReFa möglich, so dass diese die neue Post direkt in der Kanzleisoftware der entsprechenden Akte und einem Workflow zuordnen kann.

Damit steht der Posteingang aus dem beA jedem Anwalt beispielsweise auch mobil sofort zur Verfügung.

Große Kanzleien können mit beA-Direkt die regelmäßige Abfrage aller Postfächer entspannt dem servergesteuerten Automatismus überlassen und sind damit immer aktuell.

beA-Abruf vollautomatisch

Um den Abruf der beA-Postfächer mehrerer Berufsträger in großen Kanzleien nicht mehr ins Belieben der Anwälte oder ihrer Mitarbeiter zu stellen, hat ReNoStar einen Automatismus entwickelt, der neue Nachrichten im beA automatisch auf die Kanzleisysteme überträgt.

Damit entfällt die Pflicht, ständig manuell nachsehen zu müssen, ob es neue Nachrichten im beA gibt. Schließlich besteht ja seit Start des beA die passive Nutzungspflicht und damit das Risiko, bei Nichtbeachtung auch Fristen zu versäumen.

Was man noch über beA-Direkt wissen sollte

Keine Nachricht verschwindet aus dem beA

Auch wenn man den ReNoStar beA Postfach-Service nutzt, geht keine einzige Nachricht im beA verloren. Der Service holt nur die Nachrichten ab und leitet sie intern weiter. Das Original der Nachricht bleibt im beA, bis es entfernt wird.

Jedoch wird über den Service jede abgeholte Nachricht im beA als „gelesen“ markiert.

Vorteil: Auch wenn sich ein Anwalt oder sein Mitarbeiter direkt beim beA einloggt, sieht er, welche Nachrichten neu sind und welche bereits gelesen wurden.

Fehler werden automatisch an den beA-Administrator gemeldet

In jedem Software-System kann es zu Fehlern in der Verbindung oder Übertragung kommen. Daher haben die Entwickler von ReNoStar auch diesen seltenen Fall berücksichtigt. Sollte es zu einem Fehler bei Abruf oder Übertragung kommen, wird automatisch eine E-Mail an den System-Administrator erzeugt, um die Gelegenheit zu geben, den Fehler schnellstmöglich zu beheben.

Journal

Außerdem ist ein umfangreiches Journal integriert, in dem ReNoStar alle Aktivitäten und Probleme des beA Postfach-Service erfasst und für eine Auswertung bereitstellt.

Elektronisches Empfangsbekenntnis

Eine neue Funktion aus dem Jahr 2019 ist das elektronische Empfangsbekenntnis – in den Fällen, in denen der Absender diese anfordert. Dieses wird aus der E-Mail heraus an das beA-System zurückgemeldet.

ReNoStar beA-Post – Lösung für analoge Nachrichten aus dem beA

Eine besondere Herausforderung für einige Kanzleien scheint die Tatsache zu sein, dass sie, gewohnt an etablierte analoge Kommunikationsabläufe, nicht interessiert daran sind, regelmäßig das beA auf neue Nachrichten zu prüfen.

Dies kann verschiedene Gründe haben:

• Der betroffene Anwalt will in Kürze aus dem Berufsleben ausscheiden und daher keine neuen technischen Investitionen tätigen.
• Es fehlt generell die benötigte Technik (Hardware, Kommunikationsleitung, etc.)
• Der Anwalt ist beispielsweise vornehmlich als Syndikusanwalt tätig und erhält oder sendet nur gelegentlich Gerichtspost.
• Der Anwalt ist nur in Ausnahmefällen selbst Prozessbevollmächtigter

ReNoStar hat daher die innovative Lösung beA-Post entwickelt, die als White Label Produkt, hier: Soldan, vertrieben wird.

beA-Post wandelt digitale Gerichtspost in analoge, gedruckte Briefe um.

Produktidee – alles ganz einfach

Wenn der Anwalt, der auf das beA und eine entsprechende Softwareschnittstelle verzichten möchte, dem Partnerunternehmen Soldan den Auftrag erteilt, wird durch das Produkt beA-Post ein Prozess in Gang gesetzt, der neue Nachrichten automatisiert vom beA des Anwalts abruft.

ReNoStar geht den technischen Weg, sich über ein sog. Mitarbeiterzertifikat – muss zusätzlich zur beA-Karte eines Anwalts bestellt werden – an dessen beA anzumelden und dieses automatisiert auf neue Posteingänge zu überprüfen. Dies geschieht aus einem sicheren Rechenzentrum heraus und erfolgt ohne manuelles Zutun (Vertraulichkeit!)

Sind neue Dokumente im beA vorhanden, so werden diese verschlüsselt abgerufen und umgehend über eine weitere gesicherte Verbindung auf einen ebenfalls gesicherten Server des E-Post-Dienstes der Deutschen Post übermittelt.

Der E-Postbrief erfüllt die Anforderungen von Rechtsanwälten an die Zustellung eines schriftlichen Dokuments. Dies wurde gerichtlich bestätigt: Beschluss des OLG Hamm vom 4. April 2016 (AZ: 14 UF 204/15).“

Ebenfalls ohne manuelles Zutun produzieren voll automatisierte Druck- und Kuvertierstraßen aus den vom beA übertragenen Dokumenten solche in Papierform, die dann wie bisher vom Briefträger zugestellt werden.

Kundennutzen

• Mit dem Produkt beA-Post können Anwälte, die das beA nicht nutzen wollen oder können, ohne Risiken ihre Kanzlei wie gewohnt weiterführen.
• Die komplette Kommunikation mit Gerichten erfolgt weiterhin in Briefform.
• Kanzleien müssen keine Fristversäumnissen befürchten, obwohl sie das beA nicht nutzen.
• Die Kosten sind überschaubar gering und liegen für Kanzleien, die entweder nur sehr wenig Gerichtspost erhalten oder die bald schließen, unter denen für eine notwendige technische Ausrüstung zum direkten, elektronischen Abruf des beA.

Kleine Einschränkung:

Es gibt keinen Rückkanal. Neue Schriftsätze können auf diesem Weg nicht ans Gericht zurück übermittelt werden. Hier ist der klassische analoge Postweg so lange der richtige, solange die Gerichte analoge Eingaben akzeptieren.