Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (FördElRV) (E-Justice-Gesetz) hat es in sich. Ab 2018 soll der Rechtsverkehr zwischen Anwälten, Notaren und Gerichten nur noch elektronisch erfolgen. Für die Anwälte hat deshalb die Bundrechtsanwaltskammer (BRAK) das so genannte besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingerichtet.
Für die Notare steht das besondere elektronische Notarpostfach (beN) bereit. Seit Anfang Dezember 2016 ist das neue Produkt beN – Sichere Beteiligtenkommunikation (beN-SBK) über die NotarNet GmbH verfügbar. Durch den Einsatz einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird es mithilfe dieses Programms möglich sein, einen vertraulichen Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen dem Notar und von ihm berechtigten Beteiligten zu gewährleisten.
In der kleinen Reform der BRAO (BundesRechtsAnwaltsOrdnung) hat der Bundestag im März 2017 in einer Ergänzung des § 31a BRAO festgeschrieben, dass Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ab 1. Januar 2018 verpflichtet sind,
Dies bedeutet, dass jeder zugelassene Rechtsanwalt einen entsprechend ausgerüsteten PC – vorzugsweise mit Kanzleisoftware – und die erforderlichen Berechtigungen mit beA-Karten, respektive Software-Zertifikaten, betriebsbereit haben MUSS!
Durch die Änderung in der BRAO besteht künftig darüber hinaus die Möglichkeit, neben der Kanzlei und einer Zweigstelle auch „weitere Kanzleien“ einzurichten. Somit kann für jede im Gesamtverzeichnis eingetragene weitere Kanzlei von Mitgliedern einer Rechtsanwaltskammer künftig ein weiteres beA eingerichtet werden.
Wer es noch nicht getan hat, muss jetzt seine beA-Karte bestellen und sich darüber informieren, wie er das beA am besten in seinen Kanzlei-Workflow integriert.
ReNoStar unterstützt seine Kunden individuell mit Informationen und Webinaren zum Thema und erklärt den Nutzen der durchgängig geführten elektronischen Akte im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV). Das gleiche gilt für die Beschaffung der „richtigen“ beA-Karten und der Software-Zertifikate für die Mitarbeiter.
Der Gesetzgeber hat in § 31 Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung (RAVPV) eine Übergangsphase vorgesehen. Dort heißt es:
„Bis zum 31. Dezember 2017 muss der Postfachinhaber Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach nur dann zur Kenntnis nehmen und gegen sich gelten lassen, wenn er zuvor seine Bereitschaft zu deren Empfang über das besondere elektronische Anwaltspostfach erklärt hatte. Die Erklärung kann nicht beschränkt werden.
Die Erstanmeldung am Postfach und der Versand nicht berufsbezogener Mitteilungen gelten nicht als Erklärung der Empfangsbereitschaft.“
Die BRAK dazu im Newsletter vom 7.12.16:
„Ab dem 1.1.2018 wird es dann ernst. Ab diesem Zeitpunkt können Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sich nicht mehr auf ihre fehlende Empfangsbereitschaft über das beA berufen und müssen deshalb ihre beA-Postfächer regelmäßig auf Posteingänge kontrollieren.
Doch was gilt bis dahin? Die Bereitschaft, Mitteilungen über das beA entgegenzunehmen, können Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte bis zum 31.12.2017 auf verschiedenen Wegen zum Ausdruck bringen. Ausreichend ist etwa ein Hinweis auf dem Briefkopf oder auf der Internetseite der Postfachinhaberin oder des Postfachinhabers. Zudem wird im Versenden rechtsverbindlicher Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach die schlüssige Erklärung zu sehen sein, auf diesem Weg auch erreichbar zu sein.
Die bloße Durchführung der Erstanmeldung am beA ist jedenfalls noch keine Erklärung der Bereitschaft zur Entgegennahme von Mitteilungen über das beA. Das regelt § 31 S. 3 RAVPV ausdrücklich. Ebenso wenig soll das insbesondere zu Testzwecken erfolgende Versenden von Nachrichten, die sich nicht auf bestimmte von der Rechtsanwältin oder von dem Rechtsanwalt bearbeitete Verfahren beziehen, eine Erklärung der Empfangsbereitschaft darstellen. Hiermit soll ein unverbindliches Testen der Funktionen des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ermöglicht werden.“
Das beA ist generell über die Webadresse https://www.bea-brak.de/bea/ erreichbar.
Jeder, der sich aktuell (Stand: April 2017) beim beA anmeldet, gibt damit zu verstehen, dass er das beA nutzt. Bei der Nutzung des beA ohne Schnittstelle zur Kanzleisoftware bedeutet dies, sich mindestens einmal täglich via Webbrowser und Internet „händisch“ am beA anmelden zu müssen, um dieses auf einen Posteingang zu kontrollieren. Eine Integration in die Kanzleiabläufe findet auf diese Weise nicht statt.
Aus der Kanzleisoftware heraus erfolgt dies alles quasi automatisch.
Die Justiz ist in Deutschland Ländersache. Da aber nur in Hessen der elektronische Rechtsverkehr für alle Gerichte eingeführt ist, werden die potenziellen Nutzer des beA die mit Abstand meisten Gerichte auf diesem Wege sowieso noch nicht erreichen können (Stand: April 2017). In diesem Zusammenhang ist auch noch nicht offiziell erklärt, wie es mit dem EGVP dann weitergeht und ob es dann abgeschaltet wird oder nicht.
Unser Tipp ist es, jetzt alle Vorbereitungen auf das beA in der Kanzlei zu treffen. Mit Einführung des Produktivsystems der BRAK erfolgt voraussichtlich im September die perfekte Integration des beA in die ReNoStar Kanzleisoftware. Die gesamte elektronische Kommunikation macht nur dann Sinn, wenn alle Arbeitsprozesse der Kanzlei digital abgebildet werden – sprich: die e-Akte eingeführt ist.
2017 steht unter dem Motto „Einführungsrunde“ des beA. Die Ampeln für den Start schalten jedoch erst am 1. Januar 2018 auf Grün – und damit auf Vollgas für den elektronischen Rechtsverkehr! Link zum Rahmenzeitplan.