Digitalisierung ist Pflicht

Die anwaltliche Arbeit steht den Herausforderungen der Digitalisierung gegenüber. Schließlich ist die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse bereits beschlossen und zum Teil begonnen. Stichwort Gerichtskommunikation über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA).

Somit ist der Einsatz elektronischer Technologien – und damit auch der elektronischen Akte – nicht mehr ins Belieben der Beteiligten gestellt. Die Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und Gerichten wird nur noch digital erfolgen.

Neben diesen verpflichtenden Rahmenbedingungen gibt es jedoch auch wirtschaftliche Gründe, die einen Umstieg auf die Workflow-orientierte elektronische Bearbeitung juristischer Fälle sinnvoll machen. Optimal eingesetzt – sprich: mit großer Nutzungstiefe – bringen konzeptionell durchdachte, organisatorische Lösungen in Verbindung mit der modularen Kanzleisoftware von ReNoStar stets mehr als sie kosten.

Dazu ist es nicht nur unerlässlich, eine professionelle Kanzleisoftware von ReNoStar einzusetzen, sondern kaufmännisch in großen Sachzusammenhängen zu denken.

Denn das Vorhandensein einer solchen Kanzleisoftware allein ist nur ein Teil der Lösung. Es geht vielmehr darum, in vernetzten Systemen zu denken, die bisher allein ReNoStar abbildet.

Zusatznutzen durch digitale Daten-Verarbeitung und -Kommunikation

• Digitales Diktat – schnell und einfach vom gesprochenen Wort zum Dokument – ein durchgehend digitaler Arbeitsprozess
• Rechtsschutzversicherer fordern zunehmend die elektronische Kommunikation für Deckungszusagen und Abrechnung
• Digitale Kanzlei-Buchhaltung – spart Kosten und steigert die Liquidität
• Elektronischer Datenaustausch mit Steuerberatern, Banken und Finanzämtern – schnell, einfach, kostengünstig
• Dokumentenmanagement-Systeme: Immer alle Akten im Zugriff

Die Wertschöpfungskette in der Rechtsanwaltskanzlei

Befragt man dazu unterschiedliche Enzyklopädien, so trifft man stets auf den Wirtschaftswissenschaftler Michael Eugene Porter, der sein Konzept in den 1980er Jahren so zusammenfasst: „Jedes Unternehmen (Anm.: auch jede Kanzlei) ist eine Ansammlung von Tätigkeiten, durch die sein Produkt entworfen, hergestellt, vertrieben, ausgeliefert und unterstützt wird. All diese Tätigkeiten lassen sich in einer Wertkette darstellen.“

Die Wertschöpfungskette besteht aus Wertaktivitäten und einer Marge. Unter Wertaktivitäten versteht Porter alle Tätigkeiten, die zur Herstellung eines Produktes oder – bei Anwälten – einer Dienstleistung erbracht werden. Die Marge (Gewinnspanne) ist die Differenz zwischen dem mit diesem Produkt erwirtschafteten Ertrag und den eingesetzten Ressourcen. Stichwort: Kostenfaktor

Dies bedeutet, dass wirtschaftlich bewusstes Arbeiten in allen Schritten der Wertschöpfungskette nötig ist, um am Ende einen positiven Ertrag vorweisen zu können.

Primäraktivitäten einer Kanzlei

Zu den Primäraktivitäten einer Kanzlei gehören alle Schritte, die notwendig sind, um gegenüber den Mandanten der Kanzlei die nachgefragte Leistung zu erbringen. Da auch die Welt der Anwälte und Notare immer weiter digitalisiert wird, ist es sinnvoll schon heute alle Informationen digital zu verwalten und aufzubereiten, um ineffiziente Medienbrüche zu vermeiden. Die elektronische Akte ist der Grundpfeiler heutiger und künftiger Arbeit in einer Kanzlei!

Bestandteile der E-Akte

Vorteile durch die E-Akte

• Reduzierung der Kostenquote durch Porto- und Materialkostenersparnis
• Effizienzsteigerung durch weniger manuelle Tätigkeiten, wie z.B. Akten und Dokumente einsortieren und heraussuchen, Wiedervorlagen umstecken und neu organisieren, händische Organisation des Postausgangs, etc.
• Ständige Verfügbarkeit aller fallrelevanten Informationen zur Akte
• Gleichzeitiges, paralleles Arbeiten in einer Akte möglich
• Mobiles Arbeiten in der Akte ohne Mitnahme der Papierakte
• Keine Medienbrüche, wenn alle Informationen digitalisiert vorliegen
• Minimierung von Haftungsrisiken durch elektronische Fristen- und Wiedervorlagenverwaltung

Arbeitsabläufe mit und ohne E-Akte