ZPE – der Zentrale elektronische Post-Eingang
Konzeptionelle Vorüberlegungen
Die Wertschöpfung in der Kanzlei lässt sich deutlich steigern, wenn weniger Zeit und Aufwand in Handling und Organisation von Akten und Kommunikation investiert werden muss. Eine Kanzlei – ganz gleich ob Anwalt oder Notar – muss nach kaufmännischen Gesichtspunkten geführt werden. Das heißt: Die arbeitsprozess- und zeitoptimierte Organisation ist eine entscheidende Voraussetzung, um dauerhaft erfolgreich zu sein und ‚wachsen’ zu können.
Basis: Die elektronische Akte (E-Akte)
Die elektronische Akte (E-Akte) steht heute im Fokus aller Rechtsdienstleister und Gerichte, denn der elektronische Rechtsverkehr ist ein zwingender Schritt auf dem Weg in eine durchgängig digitale Kommunikation, die Arbeitsabläufe in der Kanzlei flüssiger und effizienter gestalten.
Die ReNoStar E-Akte vereinfacht und beschleunigt die allgemeine Arbeit in der Kanzlei.
- Jede Akte steht allen Bearbeitern gleichzeitig und ständig zur Verfügung
- Das Suchen von Akten entfällt
- Der Versand aller Dokumente erfolgt elektronisch und per Knopfdruck
- Die Zuordnung aller eingehenden Dokumente zur Akte erfolgt per Mausklick
- Alle Akteninhalte einfach im direkten Zugriff ohne Medienbrüche
- Auch jedes digitale Diktat wird automatisch der Akte zugeordnet
Elektronische Kommunikation und E-Akte gehören zusammen
Einen entscheidenden Stellenwert für optimierte Arbeitsabläufe in der Kanzlei hat die Kommunikation aus der E-Akte.
Im Zusammenhang mit der digitalen Verarbeitung kommt dem Zentralen Post-Eingang und -Ausgang eine besondere Bedeutung zu. Er ist die Informations- und Kommunikationsdrehscheibe im Rahmen der Kanzleisoftware ReNoStar.
Für die konsequente Nutzung der E-Akte in der Kanzlei erfolgt im ZPE auch die Zuordnung der eingescannten analogen „gelben“ Post zur E-Akte.
Nur dann liegen alle Informationen medienbruchfrei im digitalen Format vor und können in vergleichbarer Weise weiterverarbeitet werden.
Ziel: Kein Nebeneinander von Papierakte und E-Akte!
Für die Kommunikation mit Gerichten, gegnerischen Anwälten und evtl. Behörden wurde das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingeführt. Die passive Empfangsbereitschaft für anwaltliche oder gerichtliche Nachrichten, die über das beA versandt werden, ist für Rechtsanwälte bereits verpflichtend. Der Versand wird ebenso verpflichtend.
Eine Herausforderung stellt für einige Kanzleien die Tatsache dar, dass sie, gewöhnt an etablierte analoge Kommunikationsabläufe, noch keine durchgängigen Arbeitsprozesse eingerichtet haben, um der elektronischen Kommunikation Rechnung zu tragen. So ist es beispielsweise unerlässlich, das beA regelmäßig auf neue Nachrichten zu prüfen, um keine Fristen zu versäumen. Der manuelle Abruf der beAs aller Berufsträger einer Kanzlei ist zeitaufwändig und könnte leicht vergessen werden.
ReNoStar Lösungen für eine optimale Integration des beA
Diese Aufgabe erleichtert ReNoStar seinen Kunden mittels verschiedener Lösungen.
- beA-Schnittstelle – Voraussetzung ist die Installation von ZPE
- beA-Direkt – überführt regelmäßig die Inhalte aus den beAs aller Anwälte einer Kanzlei auf den Kanzlei-internen E-Mail-Server und stellt die Informationen entschlüsselt als E-Mails bereit. beA Direkt Plus verfügt außerdem über seine Sendekomponente
- beA-Post – ist eine Übergangslösung für Kanzleien, deren Ende/Übergabe bereits im Raum steht. Inhalte des beA werden über E-Post an die Kanzlei klassisch als „gelbe“ Post zugestellt. Hinweis: Das elektronische Empfangsbekenntnis kann hier nur über das beA Portal erfolgen.